HR und Software – ein schwieriges Verhältnis. Ein Gespräch mit Florian Walzer, von rexx systems über Gegenwart und Zukunft von Software und HR.

Egal ob Office Suite, Standard-Paket oder Individual-Programmierung, HR kommt ohne Software nicht mehr aus!

Die Erfahrungen mit HR Software sind unterschiedlich und lassen sich im schlimmsten Fall wohl so zusammenfassen: Die Versprechungen der Anbieter sind oft vollmundig. Der Weg bis zur eigenen HR Software ist mitunter steinig und dornenreich. Und am Ende ist dann kaum jemand mit dem Software-Produkt rundum zufrieden.

Gottseitdank ist dies nicht immer so. Vor allem Standard-Software bietet da Vorteile, nicht nur hinsichtlich verfügbarer Budgets sondern auch sorgenfreier Wartbarkeit. Dafür kann es dann abseits gewohnter Prozesse manchmal schwierig werden. Innovative Personalarbeit passt halt nicht immer in die Standards der Software-Pakete.

Wie und wo HR-Standardsoftware hilfreich sein kann und warum HR auch Entwicklungshilfe nachfragt, erzählt mir – stellvertretend für viele andere Anbieter – Florian Walzer, Head of Sales & Marketing bei rexx systems.

Florian Walzer, rexx systems

Herwig Kummer: Hallo Herr Walzer. Danke, dass Sie für das Gespräch zur Verfügung stehen.

Florian Walzer: Ja, sehr gerne. Ganz liebe Grüße nach Österreich!

Herr Walzer, rexx systems steht – nach Eigendefinition – für einfach zu bedienende, hochskalierbare Software in den Bereichen Recruiting, Talent Management und Human Resources und überzeugt durch herausragende Effizienzsteigerung.  Brauchen wir in HR wirklich mehr Effizienz, oder geht es im HR der Zukunft viel mehr Effektivität?

Naja, das eine bedingt ja das andere. Ich glaube, wir sind uns einig, dass sich HR auf die wirklich wichtigen Themen konzentrieren muss. Und das sind sicher nicht die Routineaufgaben.

Genau dort liegt auch der Hebel: Wenn wir durch intelligente Systeme diese Routineaufgaben digitalisieren – also die Effizienz erhöhen, schaffen wir die Ressourcen für die wirklich wichtigen Themen – und heben damit die Effektivität.

Wenn es also darum geht, Vakanzen zu füllen, Talente zu entwickeln und Nachfolgen zu regeln, dann kommt über die Effizienz in diesen Themen auch die generelle Effektivität. Mit Hilfe von Software kann HR effizienter arbeiten und damit letztlich die eigentlichen wesentlichen Ziele besser erreichen.

Diese Hoffnung „Machen wir unser Tagesgeschäft effizienter, dann kommen wir endlich zu den wirklich relevanten Dingen“, geht ja nicht automatisch in Erfüllung.
Ganz im Gegenteil: Möglicherweise gerade weil wir uns um Effizienz bemühen, merken wir gar nicht, ob wir noch Effekte erzielen. Nehmen Sie das Beispiel „Kompetenzmodelle“, die wir immer weiter perfektionieren und automatisieren, ohne darüber nachzudenken, ob diese überhaupt noch eine produktive Wirkung in der Organisation haben.

In unserem Blog habe ich versucht, ein bisschen darauf einzugehen. Im Moment erlebe ich HR-Abteilungen, die sich intensiv ums Run-the-business kümmern. Der Anspruch sollte aber ein anderer sein, nämlich Change-the-business.

Idealerweise laufen rund 30 bis 40 Prozent des Tagesgeschäfts einer Personalabteilung in Richtung Business Partnering und in ähnlicher Größenordnung wird eigene Expertise eingebracht. Nur etwa 15 bis 25 Prozent wären dann mit Service Operations oder Administration gefüllt.

Wir sehen aber quer durch die Bank, dass in HR Abteilungen bestimmt die Hälfte des Arbeitsalltags mit Administration und Service Operation gefüllt sind. Schaffen wir mehr Effizienz, ist das die Voraussetzung für mehr Effektivität.

Natürlich kann das keine General-Ausrede sein. Personaler sollten jedenfalls aktiv mitwirken, innovative Strukturen zu schaffen.

Auf Ihrer Website schreiben Sie: „Wir beraten, wie ein modernes Personalwesen funktioniert und bestimmen mit Ihnen gemeinsam den neuen Workflow für Ihre HR-Prozesse.“ Wie funktioniert denn aus Sicht eines Softwareherstellers ein modernes Personalwesen?

Das moderne Personalwesen richtet den Fokus auf das Wesentliche.

Deshalb bewegen sich nach unserer Erfahrung die Aufgaben der Personalverwaltung zunehmend in die Linie oder zu externen Dienstleistern. Damit bleibt Zeit, im Unternehmen Dinge aufzubauen – also z.B. Talente fördern oder Mitarbeiter binden – und nicht nur abzuwickeln. Zusätzlich verändert sich die Arbeitsweise: HR sollte auf Augenhöhe mit der Geschäftsführung sprechen, um das Unternehmen weiterhin erfolgreich zu halten.

In der Realität sind wir davon aber noch ganz weit weg. Nicht, weil HR nicht will, sondern weil HR nicht kann. Wir hören bei Anfragen oder auch in Diskussionen mit Unternehmen, wie das wirklich läuft: Wir hören dann oft „Das machen wir mit Excel. Und das mit Outlook“ und HR schämt sich da schon fast.
Wir denken uns dann immer wieder, das kann nicht wahr sein, nicht bei dieser Unternehmensgröße.  Ich kenne ja viele Unternehmen ­– auch hier in Österreich – wo es genauso läuft. Ich frage mich dann immer, wie schaffen die das bloß?

HR muss mit der Zeit geben und sich selbst verändern. Die Digitalisierung bietet jede Menge Chancen für HR, verlangt aber HR auch Mut ab. Also HR, keine Angst vor der künstlichen Intelligenz!

Ich glaube, dass man durch intelligente Angebote – ich denke da z.B. an eine Mitarbeiter-App, in der Mitarbeiter ihre Urlaubsanträge gleich selbst verwalten können oder die Gehaltsabrechnung einsehen können – der HR Bereich mit diesem Standardprozessen extrem entlastet werden kann.

Stichwort: Standardprozesse. Im Recruiting ist eine der größten Herausforderungen, gute Bewerber finden und rasch zu besetzen – sei es klassisch oder über Social Media, Robot Recruiting u.ä.
Das bedeutet auch, dass wir uns von bekannten Standardprozessen in Zeiten des Fachkräftemangels verabschieden müssen. Was kann HR sich da von Ihnen als Softwareanbieter erwarten?

Das ist eine gute Frage, auf die ich in einem zweiten Schritt antworten möchte. Zuerst möchte ich eine gewisse Kritik an dieses Hypes loswerden oder darüber diskutieren.

Erst unlängst hat Persoblogger Stefan Scheller, den ich sehr schätze, darüber nachgedacht, wie denn die HR Trends 2019 aussehen. Er hat mir damit aus der Seele gesprochen, wenn er schreibt, dass HR erst mal die Hausaufgaben machen sollte, bevor man über wilde Sachen nachdenkt.

Nehmen Sie das Beispiel Active Sourcing. Ich habe mich in den vergangenen Jahren intensiv mit diesem Thema beschäftigt. Wenn ich jetzt bei mir, in meinem Freundeskreis, oder egal wohin schaue, von wem und vor allem wie diese Menschen wie angesprochen werden, da wird es mir ganz anders. Und da könnte man erst mal anfangen. Alle reden von Employer Branding und wie wichtig das ist, nur in der Umsetzung sieht es dann anders aus.

Es soll zuerst einmal im eigenen Bereich aufgeräumt werden bevor wir neue Dinge machen.

Wenn Sie auf das rexx Recruiting Universum blicken, welche Innovationen und Möglichkeiten es bereits heute schon gibt und wenn ich mir anschaue, wie viele Sachen davon tatsächlich genutzt werden, oder gar gut genutzt werden, dann sehe ich da unfassbar viel Luft nach oben.

Ich will da bei all den neuen Sachen ein bisschen bremsen, weil es intelligentere Möglichkeiten gibt. Nicht alle möglichen Funktionen, die man am Markt finden kann, bauen wir in unser Bewerbermanagement und das Talent Management ein. Dafür arbeiten unsere Module funktional und vor allem integriert. Sie sind ausgereift und funktionieren verlässlich. Darauf kommt es doch an.

„Die HR Abteilungen müssten jedoch eigentlich Treiber der Digitalisierung sein und den Wandel einleiten.“, schreiben Sie in Ihrem Blog. Da geht es nicht nur um Software, sondern um MindSet und eventuell gänzlich neue Business Modelle. Inwieweit verstehen Sie sich da als Wegbereiter? Was kann eine Standardsoftware dafür überhaupt leisten?

Genau an der Stelle setzen wir als Full Service Anbieter an. Wie bieten keine Plug and Play Lösung an, wir sehen das ganze Thema komplexer. Die rexx Suite überzeugt– egal ob bei der Durchführung regelmäßiger Tätigkeiten oder der Unterstützung komplexer und individueller Prozesse.

Unsere Lösungen implementieren wir immer mit Consultants, die wir zu den Unternehmen schicken. Sie helfen dabei, dass die HR-Abteilungen das System wirklich verstehen und auch autark damit arbeiten können. Sie sollen wissen, wie sie ihre eigenen Prozesse ganz einfach anpassen und damit dynamisch arbeiten können.

Wir haben über 1.000 Kunden und viele davon bitten uns, unsere Erfahrungswerte einzubringen: Wie können Prozesse aussehen? Wie können wir uns strukturieren?  Wie können wir uns aufstellen, um es dann im nächsten Schritt auch über eine digitale Lösung abbilden zu können?

Das heißt, wir merken da einen großen Bedarf in den HR-Abteilungen für eine Begleitung und eine Strukturierung in diesem Bereich.

Das klingt nach Entwicklungshilfe für HR, die Sie da machen.

Ja, in gewissem Sinne schon. Die Frage ist, will man überstülpen und ist es Hilfe zur Selbsthilfe. Ersteres kann sicher nicht erfolgreich sein.

Entwicklungshilfe mit Standardsoftware – da geht ja ein Spannungsfeld auf. Sie definieren mit der Software allgemeine Standards. Gleichzeitig muss HR flexibel genug sein, um die individuelle Effizienz zu erreichen. Wie gehen Sie mit dem Spannungsfeld zwischen Individualität der Unternehmen und standardisierter Software um?

Das stimmt, das ist auch eine sehr interessante Frage. Ich erlebe Unternehmen oftmals so, dass sie das Selbstbild haben, extrem individuell zu sein: „Bei uns ist alles anders“, und so weiter. Ich wage das einfach mal anzuzweifeln, ob es wirklich so ist.

Wenn man es mit ein wenig Distanz betrachtet, so geht es doch je nach Struktur, Branche und Unternehmensgröße nur um Nuancen. Diese können wir in der Regel gut abbilden.

Für die Fälle, mit denen wir das so nicht hinkriegen können, bieten wir ein entsprechendes Customizing an. Das heißt, wir sprechen mit den Kunden und individualisieren unsere Software in gewissen Bereichen im Sinne des Kunden.

Zum Abschluss möchte ich Ihren Erfahrungsschatz für meine Leser noch anzapfen – haben Sie eine generelle Empfehlung für Personaler für ihre HR Arbeit?

Ja, natürlich. Meine Empfehlung lautet:

„Seid selbstkritisch und öffnet Euch gegenüber neuen Sachen, aber springt nicht auf jeden Trend auf. Hinterfragt kritisch, ob es wirklich nötig ist. Vieles ist in der Sache nicht neu, und nicht alles was neu ist, ist auch hilfreich.“

Danke, Herr Walzer, für das interessante Gespräch.

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